前回の記事では、手書きDMによる手紙営業の効果やポイント、電話営業との比較、自社で行うか、営業代行業者に委託するか等について詳しく解説してまいりました。
こちらの記事では引き続き、営業代行業者を選ぶコツや、営業手紙の定番シナリオ。
手紙営業と組み合わせて取り組むと良い事、取り組む際の注意点等、手書きDMによる手紙営業について詳しくご案内していきます。
手紙営業代行業者への委託がおすすめ
手書きDMによる手紙営業に着手したい…と考えていて、社内にそのリソースが十分にない場合には、専門の手紙営業代行業者に委託するのもおすすめです。
コスト削減のために何でもかんでも自社で行いがちですが、不慣れな作業を時間かけて進め、クオリティも低く、結果的には非効率だった…なんていうケースも少なくありません。
自社で行った場合には効率良く進められず、手紙文面の作成だけでなく、送付先リストの作成なども大変な手間が掛かってしまいます。
一時的なコストは発生するものの、ノウハウのある専門のプロに任せた方が結果としては良い方に働く傾向が高いです。
営業代行業社の選び方
そうはいってもDM発送業者や営業代行業者は沢山ありすぎて、どの様に選んだら良いか難しいものです。
以下に信頼のおける代行業社を選ぶためのコツをご紹介していきます。
実績を確認する
まずは営業代行業社の実績が開示されていれば、過去にどのような手紙営業を行ってきたかを確認しましょう。
また、業種や業界など、自社と類似する企業に手紙営業を行った経験があるかどうかも確認してみましょう。
ノウハウや提案力をチェックする
営業代行業社が持っているノウハウや、提案力を評価基準にすることも大切です。
できれば対面で直接相談をしてみて、自社が望む目的や課題に対して、どのような提案をしてくれるか、自社のニーズに合った手紙営業を行うために必要な知識やスキルを持っているかどうかをチェックしましょう。
コミュニケーション能力をチェックする
営業活動を進めていく中で、円滑なコミュニケーションができるかどうか、代行業社のコミュニケーション能力も業者選びには大切です。
信頼関係を築き、依頼主、つまり自社のニーズに応えつつ、柔軟な対応ができるかどうかを確認し、スムーズに営業代行業務が遂行できるかどうかを確認しましょう。
手紙の代筆までを依頼できるかどうか
発送の代行だけでなく、手書きのお手紙の代筆までを依頼したい場合には、代筆可能かどうかを確認しておきましょう。
企業によっては手書きによる代筆までは受託していない業者もあります。
費用や契約内容を明確にする
代行業社の費用や契約内容を明確にすることも大切です。
料金体系や支払い方法、納期や納品方法、作業内容などを明確にし、トラブルや行き違いを避けることが重要です。
以上のポイントを踏まえ、優秀な手紙営業代行業社を選ぶことが重要です。
また、1社だけでなく、複数の代行業社と比較検討を行い、自社に最適な代行業社を選ぶようにしましょう。
手紙営業の定番シナリオ
いざ、「手紙DMで営業をしてみよう！」
と思っても、どのように書いたら良いかわからない・・・という方も少なくないと思います。
こちらでは営業目的の手紙について、雛形にできる定番シナリオをご紹介しますので文面作成の参考になさってください。
ヘッダー
手紙の先頭には、宛名や日付、時節あいさつの文言などを記載します。
宛名は、相手の氏名や役職、会社名などを正確に書くように十分注意しましょう。
イントロダクション
手紙の最初には、自己紹介や共通の話題などを交えたあいさつ文を書きます。
こちらは営業の場面では割と重要なパートで、この部分でいかに相手の興味を引くことが出来るかが重要です。
問題提起
まず、相手の抱える課題や問題点を明確にして、自社の製品やサービスがその問題を解決できることをアピールします。
この部分では、なるべくわかりやすく説明し、相手の共感を得ることが大切です。
製品・サービスの紹介
自社の製品やサービスについて、特徴や利点、実績などを紹介します。
あまり長く書き連ねてしまうと、読み手の負担となってしまうので、写真や図解の方が分かりやすい内容であれば「別途資料参照」とし、文面は簡潔にしましょう。
提案・アクションの提供
自社の製品やサービスを活用することで、どのようなメリットがあるかを具体的に提案します。
また、アクションを促すために、無料トライアルや面談の提案などを行います。
アクションの実施を促すには、期限を設けた方がより効果的です。
クロージング
手紙の最後には、相手への期待や感謝の気持ちを表し、再度アクションを促します。また、追加情報提供や問い合わせ先の記載など、必要に応じて追記しましょう。
以上のように、営業目的の手紙を書く際には、相手の興味や共感を引きつける問題提起や、具体的な提案、アクションの促し方などに注意を払い、クロージングで再度アクションを促すことが重要です。
また、手紙の文面は、簡潔かつ明確に書くことが大切です。
手紙営業で気をつけることは…
続いては、手紙を用いて営業を行う際に気をつける点や、心がけるべき点をいくつか解説します。
宛名や内容の確認
当たり前の事と思われがちですが、意外と疎かになりがちなのが確認作業です。
手紙を送る前に、宛名や内容の確認、誤字脱字チェック等の校正を忘れずに行いましょう。
誤った宛名や内容の手紙を送ってしまうと、せっかくの営業活動が印象を悪くし、逆効果となってしまいます。
丁寧な文章表現
手紙は、お顔を合わせる事がなく、相手に直接届くため、より丁寧な文章表現が求められます。
不適切な表現があると、相手に不快感を与えることになります。
また、自分の会社や商品の良さをアピールするためにも、文章の表現には細心の注意を払いましょう。
無理強いをしない
手紙営業は、相手に商品やサービスを購入して頂くための手段ではありますが、無理強いは禁物です。
相手に不快感を与えるだけでなく、長期的なビジネス関係の構築にも悪影響を与える可能性があります。
相手に合わせた手紙の作成
手紙営業では、相手の立場や背景に合わせた手紙の作成が求められます。
相手の業種や地域、年齢層などに合わせた手紙を作成することで、相手に親近感を与え、印象を良くすることができます。
返信に対する迅速な対応
手紙営業を行った後に、お相手からの返信や問い合わせが来た場合には、迅速に対応するようにしましょう。
お電話で、送付物に対する問い合わせがあることも考えられます。
返信の遅れや、電話問い合わせに対してしっかりした返答が出来ないといったケースは機会損失につながります。
手紙営業後はその点を踏まえ、しっかり社内共有しておきましょう。
以上のような点に気をつけながら、手紙営業を行うことが重要です。
手紙営業の成果を最大限に発揮するため、相手に信頼感を与え、長期的なビジネス関係の構築に繋げるためにも、丁寧な手紙作成と迅速な対応が求められます。
手紙営業と組み合わせて取り組むと効果的なこと
手紙営業は、それ単体で実施しても効果的な営業手法ですが、他のアクションと組み合わせて実施するとより効果的な場合もあります。
次に手紙DM営業と組み合わせるとより効果的な手法をいくつかご紹介します。
フォローアップ電話
手紙DMを送付した後、数日後に電話をかけることで、DMが届いたかどうかを確認するだけでなく、受け取り後の反応やフィードバックを聞くことができます。
DMを受け取った方が、DMを開封して手紙を読んだばかりである可能性も高く、興味が強い間に再アプローチができるという効果もあります。
また、電話でのコミュニケーションを取ることにより、顧客との信頼関係を構築することができます。
メールマーケティング
手紙での送付と組み合わせて、メールでのアプローチも行うことで、より効果的に顧客に訴求することができます。
「郵送させていただいた資料はご確認いただけましたでしょうか？」と言った形で開封を促してみましょう。
ソーシャルメディア活用
サービス内容や商品によりますが、手紙でアプローチした顧客に対して、インスタやTwitter、Facebookなど、ソーシャルメディアのアカウントを紹介することで、より多角的なコミュニケーションが可能になります。
また反対に、ソーシャルメディアのフォロワーに対しても手紙DMを送付することで、より広範囲にアプローチすることができます。
訪問営業
手紙DMを送った後、訪問して直接会って話をすることで、より強い信頼関係を築くことができます。
また、商品やサービスの説明やデモンストレーションなどを行うことができるため、顧客のニーズをより深く理解し、それに合わせた提案を行うことができます。
イベント実施
手紙を送付した顧客を対象に、イベントやセミナーなどを開催することで、顧客との直接的なコミュニケーションを図ることができます。
イベントの中で商品のデモンストレーションやサービスの説明を行うことで、興味を持っていただくきっかけを作ることができます。
特別キャンペーン
手紙での営業活動と併せて、特別キャンペーンを行うことで、顧客の興味を引き、商品やサービスを購入していただく精度を高めることができます。
キャンペーンを通じて、新規顧客の獲得率向上も期待できるでしょう。
これらの手法をDM営業と組み合わせることで、手紙営業の効果を最大限に引き出すことができます。
ただし、過剰なアプローチやスパム紛いのメール送信などは避けるようにし、ご自身の商材に合わせ、適切なタイミングと手法でのアプローチが重要です。
手紙営業は業務委託がおすすめ
「社内ではリソースが準備できない・・・」と言う場合は専門の代行サービスを活用しましょう。
慣れない手紙営業に過剰な時間を費やすよりも、結果的には時間的コスト、人的コストが抑えられ、自社で行うより成約率を高めることも期待できます。